近年来，随着国家财政资金投入以及高校其他收入的不断增加，高校与外界签订的合同数量呈现井喷式增长，合同类型也更加多样化，其中部分高校年平均合同签订量已达10000份以上，而合同类型则主要归集于党政、人力、资产、基建、教学、科研、国际合作等归口管理职能部门。

   由于高校合同总量庞大且在持续递增、合同类型较多且合同事项繁杂，再加上合同管理采用归口部门分散管理模式，因此很难做到统一合同编号、规范合同文本、量化合同付款。同时由于缺少标准化、高效化的管理制度，又使得合同日常管理与风险防控都存在较大压力，导致在管理中常常面临未按规定程序签订合同的情况，如目前仍然有不少小额合同出现事后临时补签合同的现象。

   另外，目前的管理模式还缺少有效的管理工具来实现合同的信息化管理，第一，广大教职工疲于纸质合同的签批流程，服务体验较差；第二，合同在分期付款等阶段难以严格防控诸如重复付款、不规范付款等支付风险；第三，导致校级范围的合同事项统计、合同数据挖掘以及大数据决策分析支持存在较大困难。因此，如何实现高效有序的合同管理已成为高校经济事务管理的重要关注点之一。

   为此，中国科学技术大学结合目前现状，专门制定了《中国科学技术大学合同管理办法》，为进一步加强和规范学校合同管理、防范合同风险、维护学校合法权益、明确建立学校合同管理服务信息系统、统一管理合同签订和执行全过程提供便捷服务。

 

一、高校合同管理信息化的基本需求

 

   为了促进高校发展战略实现，提升高校信息化管理水平并加强合同管理及服务，我国高校亟需规划并着手实施一套可与外部服务、内部控制相融合的一体化合同管理服务平台，从而达到用信息化带动合同标准化业务，用信息化提升合同精细化管理、人性化服务的目的。

   通过对高校合同管理现状的调查研究，我们建议高校合同管理服务平台建设的总体思路。首先，考虑到高校合同管理的统一性，建议平台以战略实现为目的、以协同办公为支撑、以信息标准和合同模板统一为基础、以集约管控为主线、以合同付款为重点，并服务于学校各部门；其次，考虑到高校合同管理的复杂性，建议平台按照“总体规划、集约管控、集成应用、分步实施”的原则进行具体建设。

   （一）功能需求

   根据合同管理服务平台总体建设思路，按照坚持依法合规、高效服务的原则，可以将合同管理信息化实施的具体目标进行进一步的明确。 

   1.合同管理服务平台应当为全过程的管理，实现合同的规范性管理、流程化管理、风险控制、付款控制、决策分析等，并通过全生命周期、全过程的管理带来合同管理水平及效率的明显提升。

   2.合同管理服务平台应当为多层次的管理，实现从“战略决策层→管理控制层→业务操作层”自上而下的分级管理体系。

   3.合同申请模块应当进行信息标准和合同模板库建设，具体包括合同分类定义、合同流程定义、合同范本库、供应商管理等内容。

   4.合同审核、审批流程应当融入校院两级管理思路，且需采用可灵活配置的模式，以方便不同类别、不同特征合同的分类、分级审核与审批。

   5.合同进度、合同付款阶段应当作为重点管控节点，必须实现规范化付款流程、精准化付款控制、高效化付款方式。

   6.合同决策分析页面应当能够提供各类统计分析数据，以为领导决策提供图表化数据支持，并作为校级财务资金安排预测的依据之一。

   另外，除了合同管理层面的需求外，合同管理服务平台还应当特别关注合同服务层面的优化，充分考虑广大师生用户的用户体验以及归口职能部门的个性化需求。如为方便师生使用、提高办事效率，合同平台应当支持诸如移动审批等各类移动端功能；为保证合同平台不成为一个单一的、弱交互的信息孤岛，其还应当积极考虑如何与其他系统进行对接，特别是实现与采购系统、财务系统、档案系统等的无缝对接。

   （二）质量要求

   为了保证合同管理服务平台的具体目标能够有序实现，合同平台在建设过程中应当严格按照相关规范的要求，以满足合同部门及相关使用者未来3~10年的使用需求为内在要求、以满足上级主管部门的监管需求为外部标准，建设一套具有高度一体化水平及整合度的合同综合管理平台。具体来说，其建设要求可明确如下： 

   1.合同平台应当积极应用新型理念和技术，力求突破传统管理模式，实现合同管理效率的极大提升；其建设水平应当与学校整体水平相适应，即相对其他合同管理方式具有一定的引领性和先进性。

   2.合同平台应当提供诸如电子审批等业务非常需要而现有模式却不能提供的功能，解决诸如付款控制低效等现有模式存在的一系列待解决问题；其建设内容应当与学校内在需求相契合，即要求具有较强的功能性和实用性。

   3.合同平台要求具有良好的用户体验，尽量继承原有模式的优点，减少对日常工作方式的非必要变动；系统切换期间应当能实现平滑过渡，避免对学校日常工作产生干扰；实施过程应当充分考虑具体使用终端用户，即合同平台要求具有便捷的可操作性和友好性。

   4.合同平台应当实现与内部其他保留的模块以及各类外部系统实现无缝对接，必需留有很好的接口与后续中长期规划进行无缝衔接；其建设方案应当以开放式的、前瞻性的角度来设计，即合同平台要求具有较好的兼容性和可扩展性。

   5.合同平台需能实现全面合同管理控制及电子合同档案等国家政策性新需求，要求能够满足校级领导的决策需求以及上级相关主管部门的检查标准；其建设标准应当适应学校决策层及上级主管部门需求，即合同平台要求具有标准化的规范性和可挖掘性。

   6.合同平台建设过程中还应考虑到各相关部门的细节需求，包括经办人、项目负责人、申请部门、归口部门、法务部门、财务部门、档案部门、审计部门、校领导及上级主管部门等，即合同平台应当对众多部门的自主性及个性化需求及时响应。

 

二、高校合同管理信息化的实施建议

 

   （一）架构蓝图

   根据高校合同管理服务平台建设的整体思路以及前期校级合同管理现状的调研结果，结合项目建设目标及相关职能部门、财务部门等具体管理要求，并参考相关行业合同管理信息化建设经验，形成上图所示系统建设的设计蓝图。

   （二）基础平台

   作为高校信息化规划的重要组成部分，合同管理服务平台往往需要与学校各类信息系统进行基础信息、流程信息、信用体系、知识文档、统计分析等各类数据的深度共享，其与采购系统、财务系统、档案系统等实现一体化应用的需求也越来越强烈。因此可以考虑进行统一规划，将其纳入学校协同办公平台建设过程，以协同办公平台为基础进行合同管理功能开发及流程再造，并考虑如何与其他系统进行深度整合以提高其业务协作的一致性，从而达到减少信息孤岛、实现高校信息管理一体化的目的。

   一方面，由于合同管理交织了各类基础信息、业务数据、流转过程以及业务层和管理层对合同进行过程管理、监控预警、数据挖掘操作时所引起的各种关联机制、触发机制，因此整个合同管理过程及控制机制非常复杂，如果完全进行从底层开始的定制化开发方法必将耗费巨额的人力物力成本。因此，通过利用学校协同办公平台及其提供的各类建模工具，配合办公门户、表单工具、流程引擎、组织中心、文档中心、移动应用，可以相对便捷的通过二次开发建设合同管理所需的合同门户、合同文稿、审批流程、合同政策、合同模版、移动审批等功能，并通过各类逻辑工具实现合同管理的过程管控。

   另一方面，通过将合同管理融合入校级协同办公平台，可以便于其与上下游系统实现流程与数据深度互通，达到进一步开放的效果，并对学校业务涉及到的相关合同进行真正的一体化管理。如通过协同办公平台合同管理模块可以匹配学校的多种业务范围，接入采购管理模块、财务管理模块、供应商管理模块、规章制度模块、档案管理模块以及信用体系库、知识文档库等功能，配合打通从立项、采购、签订、履行、付款、分析以及监控预警、异常处理的流转通路，实现全过程的合同管控，并且通过门户集成、组织模型以及权限设计，实现不同类别、不同特征合同的分类、分级管理的院校两级管理思路。 

   （三）功能实现

   根据高校合同管理现状的调研结果，我们发现在合同管理过程中最为核心与关注的内容包括：如何规范合同文本内容，避免出现法律风险；如何提升合同审批效率，避免出现效率低下；如何提升合同履行能力，避免出现执行异常；如何提升合同付款控制能力，避免出现资金风险；如何提升合同分析能力，避免出现无序管理。据此，并结合相关设计蓝图，可以将合同管理服务平台的具体功能实现定义为以下几条主线。

   1.基础功能的全面实现。通过应用协同办公平台的信息门户、流程引擎、信用体系库、知识文档库、驾驶舱技术等技术，来实现系统基础平台、系统管理模块、权限管理模块、流程管理模块、移动审批模块等基础功能，并通过对接采购系统、财务系统、档案系统来实现各类基础数据的传递。

   2.合同文本主线。主要对应合同起草过程，其重点在于规范合同的起草内容。起草时通过关联展示相关的规章制度引导经办人更加合规地拟定合同；通过合同模板库建设来提供众多可供选择的标准合同模板，方便经办人快捷拟定合同；通过供应商库建设以及内部信用评价体系、外部信用数据接入来提供合同相对方状态，方便经办人判断是否存在相关风险。

   3.合同审批主线。主要对应合同审批、合同签订过程，其重点在于主要合同条款的提取以及审批流程的优化。通过归纳不同类型的合同业务，将合同相对方信息、主要标的内容、合同总金额、保证金信息、付款阶段划分、阶段付款金额、阶段付款条件等主要合同条款提取并固化为必填内容，不仅可以方便后续审批环节，还可以为监控预警及数据挖掘提供标准化数据参考。通过灵活定义流程并搭配在线/移动审批手段，可以满足不同类型的合同业务的审批要求，便捷领导审批、提高工作效率、降低内部沟通成本、控制合同风险。一般以经办人员为起点，经项目负责人、经办部门、职能部门、法务部门、校领导等部门审批后生效，并由相关部门执行后续过程。

   4.合同履行主线。主要对应合同进度管理、合同异常管理、合同变更管理、合同诉讼管理内容，其重点在于通过监控预警实现异常及异动监控。通过执行进度分析可以了解合同进度执行情况，通过执行异常监控可以及时排查异常合同，通过执行合同变更流程可以及时实现相关内容的调整，通过监控预警可以要求法务快速介入诉讼程序。

   5.合同付款主线。主要对应合付款管理、合同开票管理内容，其重点在于通过付款条件实现付款过程控制。通过合同总金额、保证金信息、付款阶段划分、阶段付款金额、阶段付款条件等付款条件的控制，可以有效避免重复付款、提前付款、付款缓慢等资金收支风险，可以有效帮助财务部门加强资金管理。

   6.决策分析主线。主要对应合同查询、统计分析、报表台账、数据可视化、移动端查询等内容，其重点在于基础数据标准化以及决策分析维度的定义。通过建设决策分析模块，可以提供能够满足质量和性能需求的数据仓库、数据挖掘及数据分析功能，为日常管理人员提供整理后的所需数据，为校级领导提供支持决策的数据的静态概况和动态发展趋势图。

   （四）流程设计

   根据合同管理服务平台的具体功能主线实现内容，通过对相关业务的流程进行重新统筹设计优化，做出适当安排，提高其业务协作的一致性；通过重新梳理部门职责、角色权限等，实现对不同部门的不同角色的管理职责控制；争取全流程电子化及电子档案流程，通过电子签名、电子档案、电子凭证等减轻工作负担、提高工作效率。据此，可以将合同管理服务平台的基本流程及各环节职责定义为：

   合同经办人：合同发起人、执行人及具体事务处理人员

   项目负责人：合同审批人及合同的主要负责人

   申请部门：合同归属的学院、实验室、处室等，主要负责合同的真实性、必要性审核

   归口部门：资产、科研等合同归口部门，主要负责合同的履约资质、专业要求审核

   法务部门：主要负责合同的合法性、规范性及法律风险审核

   校领导：主要负责重大合同、特殊合同的审核

   财务部门：主要负责合同付款过程

   审计部门：主要负责合同审计过程

   档案部门：主要负责合同归档过程

   根据“总体规划、集约管控、集成应用、分步实施”的原则，并结合上述合同管理服务平台建设的整体思路以及具体的实施方案，目前学校已基本完成合同管理服务平台的一期建设工作。一是对应合同审批主线，通过流程的电子化便捷师生合同申请过程，努力将广大教职工从疲于纸质合同的签批流程中解放出来；二是对应合同付款主线，通过智能化规则使得合同在分期付款等阶段严格防控诸如重复付款、不规范付款等支付风险；三是对应决策分析主线，提供合同事项统计、合同数据挖掘以及大数据决策分析支持，为师生提供可视化数据支持。

   由于合同管理信息化建设是一个长期、持续的过程，因此后续我们将会进一步优化相关内容，以合同文本主线中的合同模板库、供应商库建设，合同履行主线中的合同进度管理、合同异常管理、合同变更管理、合同诉讼管理内容为重点，为全校师生提供更加便捷、规范的合同内容辅助，为学校管理提供合同监控预警。

《科学新闻》 (科学新闻2020年6月刊 财务信息化篇)